Félicitations ! Vous avez décidé de mettre à jour le système téléphonique de votre entreprise. Cependant, trouver le système téléphonique parfait pour votre entreprise peut être « la partie difficile ». Lorsque vous choisissez un nouveau système téléphonique professionnel, vous devez décider quelles fonctions sont importantes pour vos employés et quel système (traditionnel ou virtuel) prendra en charge ces fonctions. Alors, que devez-vous rechercher lorsque vous choisissez un nouveau système téléphonique ?
Nouveau système téléphonique d’affaires : lequel répond à vos besoins
Comme vous le savez peut-être, un système téléphonique basé sur le nuage peut être doté d’une multitude de caractéristiques et de fonctions, tandis que les systèmes téléphoniques traditionnels ont leurs propres qualités. Cela peut être très déroutant. Cependant, un peu d’aide peut être d’une grande utilité. Voici quelques questions à prendre en compte pour vous assurer que vous choisissez la bonne solution :
- Système complet. Avez-vous besoin de téléphones de bureau ou pouvez-vous utiliser un service virtuel qui utilise des appareils mobiles ?
- VoIP ou traditionnel. Si vous avez besoin de téléphones de bureau, envisagez-vous une solution de voix sur IP (VoIP) qui fonctionne sur Internet et parmi laquelle vous pouvez choisir parmi plusieurs fournisseurs ? Ou préférez-vous utiliser un système téléphonique traditionnel fourni par une compagnie de téléphone locale ?
- Hébergé ou local. Si vous optez pour la VoIP, voulez-vous héberger sur site ou préférez-vous que votre fournisseur l’héberge (dans le nuage).
Nouveau système téléphonique d’affaires : ligne fixe vs VoIP
Vous vous demandez peut-être pourquoi de plus en plus d’entreprises abandonnent les téléphones traditionnels au profit de systèmes téléphoniques en nuage. C’est peut-être parce que les systèmes téléphoniques traditionnels sont plus coûteux et difficiles à mettre à niveau, et que les POTS sont progressivement éliminés. Quelle que soit la raison, il est important de connaître certaines différences entre un système de téléphonie fixe et VoIP :
Téléphone fixe
- Utilise des câbles en cuivre pour transmettre le son et les données
- Coûts élevés d’installation et d’ajouts
- Stable et fiable
- Besoin d’être sur site pour les appels entrants / sortants
- Modifications fréquentes et parfois coûteuses
- Mise à niveau pour accéder aux fonctions avancées
- Personnel informatique pour le support
VoIP
- Utilise une connexion Internet pour transmettre le son et les données
- Abonnement mensuel avec de nombreuses fonctionnalités incluses
- La redondance assure un service stable
- Passez des appels n’importe où
- Les modules complémentaires sont faciles à activer à l’aide d’un tableau de bord en ligne
- Vidéo-conférence, clavardage, applications mobiles
- Le fournisseur prend en charge le matériel et les mises à niveau
Maintenant que vous connaissez les différences, voici les facteurs à prendre en compte pour choisir un nouveau système téléphonique professionnel.
Nouveau système téléphonique : audit de votre système actuel
La technologie progresse à un rythme rapide. Ce qui fonctionnait pour vous il y a deux ans est peut- être dépassé aujourd’hui. Depuis combien de temps avez-vous évalué ou mis à niveau votre système téléphonique actuel ? Vous êtes peut-être en train de connaître une croissance rapide de votre personnel ou vous supportez un environnement de travail à distance, votre système téléphonique actuel ne convient peut-être pas à vos employés. Le repérage des lacunes de votre système vous aidera à entamer le processus d’évaluation. C’est le meilleur moment pour noter les fonctionnalités de votre système actuel et les lacunes éventuelles.
Nouveau système téléphonique d’affaires : fiabilité
Pour gérer efficacement votre entreprise, vous devez disposer d’un moyen fiable de recevoir et de passer des appels. Non seulement vous avez besoin d’un téléphone fiable, mais vous avez également besoin de plusieurs façons pour que vos clients et partenaires puissent vous joindre. Une solution basée sur le nuage pourrait être la solution idéale. En cas d’urgence ou de catastrophe naturelle, une ligne téléphonique traditionnelle pourrait être rendue inaccessible. Avec une solution basée sur le nuage, votre équipe peut toujours se connecter et recevoir des appels, où qu’elle soit. Les fournisseurs exécutent leurs services sur des serveurs et des centres de données répartis dans le monde entier, de sorte que si l’un d’eux tombe en panne, un autre entre en action pour prendre le relais.
Nouveau système téléphonique d’affaires : coûts
Le coût ne devrait pas être le premier facteur, mais soyons francs, les entreprises ont des budgets à respecter. Vous devez également tenir compte de la valeur qu’apportera un nouveau système téléphonique professionnel. Il peut être intéressant de dépenser plus au départ si le système possède les fonctionnalités dont vos employés ont besoin pour être productifs. Un système moins cher n’en vaut pas toujours la peine. Si vous supprimez des fonctions, vous risquez de décevoir des employés précieux.
Les prix peuvent varier en fonction des modèles et des fonctions incluses. Vous devez également prendre en compte les utilisateurs et le matériel. Les coûts sont minimes pour une solution basée sur le nuage et moins coûteux à exploiter qu’un système téléphonique traditionnel.
Nouveau système téléphonique professionnel : fonctions avancées
En tant que propriétaire d’entreprise, vous n’utiliserez peut-être pas toutes les fonctions d’un système téléphonique. Gardez à l’esprit que ce qui n’est pas important pour vous pourrait être considéré comme une fonction essentielle pour un membre de l’équipe. Vous n’utilisez peut-être pas le clavardage, mais il peut améliorer la productivité et l’efficacité de vos représentants du service clientèle. Disposez-vous des données relatives aux appels pour prendre des décisions commerciales éclairées ? Vos employés ont-ils besoin que les appels soient acheminés vers leur appareil mobile ?
Notez les caractéristiques essentielles lorsque vous comparez les différents systèmes téléphoniques. Certaines fonctions peuvent sembler intéressantes, mais vous devez déterminer les éléments indispensables. Une fois l’essentiel sélectionné, décidez ensuite de ce que vous voulez.
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